Voor een goed verloop van een incassotraject is communicatie een hele belangrijke factor. Met goede communicatie kun je veel bereiken. De meeste bedrijven communiceren meestal aan de hand van een brief. Veel bedrijven sturen per brief een herinnering zodra de factuurtermijn is verstreken. Als die herinneringen niet betaald worden, volgt er een aanmaning per brief. Die brieven blijken helemaal niet zo effectief te zijn. Ze worden vaak zelfs helemaal niet opengemaakt.
Bang zijn om post te openen brengt grotere problemen met zich mee.
Mensen die bang zijn of de post gewoon niet willen openen hebben al dusdanig veel financiële problemen dat ze er niet nóg meer bij kunnen hebben. Hierdoor laten ze de post liggen met het idee: als ik het niet zie, is het er ook niet en heb ik het nooit gezien. Na het sturen van herinneringen stappelen al die enveloppen met brieven alleen maar meer op. Vervolgens start er een incassotraject zonder te weten wat er aan de hand is. Hierdoor wordt het probleem voor deze mensen alleen maar groter
Zet eerst in op persoonlijk contact. Een telefoontje werkt meestal een stuk beter dan een brief. Het is wel belangrijk dat de medewerkers die je laat bellen goed en effectief kunnen communiceren. De Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) besteedt in de verplichte trainingen voor medewerkers van incassobureaus aandacht aan goede communicatie in het incassotraject.
Buiten de kaders denken met een open houding
Tijdens dit soort (telefoon)gesprekken is het belangrijk om een open houding te hebben, dus zonder vooroordeel. Luister naar de debiteuren en stel open vragen om de situatie te schetsen. Is er door een of andere reden iets aan de hand waardoor de debiteur op dat moment niet kan betalen, dan kan je kijken welke betalingsregeling wel haalbaar is. Als je klant niet binnen de standaard drie of zes maanden kan betalen, lukt het misschien wel in negen maanden of een jaar. Eindig je gesprek met een samenvatting en alle afspraken.